Je nach Einrichtung werden innerhalb Business Central sogenannte „ToDos“ angelegt. Diese können angelegt werden, wenn auf einem Dokument das Feld „DW Dok. Nr.“ eingetragen, das Dokument freigegeben, gebucht oder gedruckt wird. Zudem können „ToDos“ über das Buch.-Blatt erstellt werden. Egal woher das „ToDo“ stammt werden zeitgleich analog der „DW Index Zuweisung“ die zu indexierenden Werte erstellt.
Das „ToDo“ enthält alle wichtigen Informationen über das Dokument, welches zum Archivieren in DocuWare benötigt wird. So hat das „ToDo“ einen Status, welches den nächsten Schritt der Schnittstelle festlegt (Druck, Archivieren Dok., Übertrage Index, Hole DWDID, Geschlossen, Fehler). Zudem liefert der Datensatz die Informationen zu welcher Dokumentenart und welcher Dokumentennummer es gehört. Auch wann das Dokument gedruckt und archiviert wurde oder auf einen Fehler gelaufen ist, gibt das „ToDo“ an.
Über die Funktion „Zeige Indexwerte“ gelangt man auf die erstellten Indexwerte, die zu diesem „ToDo“ gehören.
Die Funktion „ToDo verarbeiten“ löst eine manuelle Verarbeitung des ToDos zu.
Ein eingerichteter Dienst greift auf diese Tabelle zu und verarbeitet die einzelnen Einträge.
Bei dem Status „Druck“ sorgt der Dienst dafür, dass der Beleg als PDF gedruckt und im ToDo gespeichert wird.
Der Status „Archivieren Dok.“ überträgt die erstellten Indexwerte nach DocuWare und legt das gedruckte Dokument ab.
Mit dem Status „Hole DWDID“ werden „ToDos“ angelegt, die über das Buch.-Blatt erstellt wurden. Dieser Status sorgt dafür, dass der Dienst innerhalb DocuWare nach dieser Dokumentennummer sucht und sich den Primärschlüssel aus DocuWare wegspeichert.
Über „Übertrage Index“ werden die mit „Hole DWDID“ erstellten „ToDos“ weiterverarbeitet. Dabei greift der Dienst auf den weggeschriebenen Primärschlüssels des Dokumentes in DocuWare zu und überträgt die Indexwerte.
Sollte das „ToDo“ vollständig verarbeitet sein („Druck“ + „Archivieren Dok.“ oder „Hole DWDID“ + „Übertrage Index“), so wird das „ToDo“ auf „geschlossen“ gesetzt.